Der heere Traum vom papierlosen Büro. Wenn ich mir ansehe, wie sich all die Rechnungen, Briefe und sonstiger Papierkram bei uns in diversen Schränken stapeln und nach Sortierung lechzen, dann träumt man doch wirklich von einer schönen und komfortablen Möglichkeit, den ganzen Mist einfach in der Mülltonne versenken zu können. Geht aber leider nicht, jedenfalls nicht so einfach.
In dieser Artikelserie möchte ich die unterschiedlichen Möglichkeiten beleuchten, die sich dem geneigten Mac-User bieten, um seine/ihre Dokumente in digitaler Form mit Softwareunterstützung abzulegen. Natürlich tut es vorerst auch eine simple Ordnerstruktur auf der Festplatte nach dem Vorbild der physischen Pendants – sprich per Register – aber irgendwie ist das dann auch uncool und wird mit der Zeit auf Grund der wachsenden Menge an Dateien auch ziemlich unübersichtlich.
Zunächst einmal benötigt man eine Möglichkeit, die physischen Dokumente aus Zellstoff in die digitale Welt – in aller Regel also als PDF – zu überführen. Man braucht also entweder einen Scanner, oder man stellt sich hin und fotografiert ab. Zugegeben, der Scanner ist komfortabler. Wenn der dann noch über ADF (Automatic Document Feeder, automatischer Dokumenteneinzug) verfügt, sind auch mehrseitige Schreiben kein großer Aufwand mehr. Welch Zufall ist es doch, dass unser neuer Epson BX320FW einen solchen besitzt. :-)
So, nun benötigt man also nur noch das richtige Tool. Da gibt es einige in der Mac-Welt, ich würde sogar fast behaupten, die Menge übersteigt die ähnlicher Produkte für Windows. Aber welches ist das Richtige? Genau hierum soll es in dieser Artikelserie gehen. Es folgt eine kurze und knappe Zusammenfassung der drei Programme, die ich euch in den nächsten Artikeln näher bringen möchte. Wer Lust und Zeit hat, kann sich gerne schon mal damit beschäftigen. Was ich beim Ausprobieren feststellen musste ist, dass alle Lösungen ziemlich gut sind, dennoch nicht unbedingt gleichermaßen auf die unterschiedlichen Schwerpunkte der Nutzer zugeschnitten sind. Deshalb kann ich natürlich unter dem Strich am Ende niemals sagen: Produkt X ist die beste Lösung, kauft die! Geht nicht, weil jeder seine eigene Entscheidung fällen muss, basierend auf den Dingen, die er für wichtig erachtet. Und natürlich auf dem Preis.
Doctape.com
Als erstes gleich ein Online-Dienst. Die Browser-Anwendung doctape.com von den Hannoveraner Entwicklern tape.io ist eine der ersten Anwendungen mit diesem Fokus. Konkurrenz gibt es mit doo aus Bonn auch, allerdings gibt es da noch nichts zu sehen. Zwar noch als closed-beta, aber netterweise hat man mir einen Invite zukommen lassen, so dass ich für euch ausführlich testen kann. Vorteil gegenüber den reinen Desktop-Anwendungen? Klar, alles in der Cloud. Von überall erreichbar. Jederzeit, auch ohne den eigenen Rechner. Da werden die Datenschützer gleich wieder Sturm laufen, aber dazu mehr im passenden Artikel.
- Hersteller: tape.io
- Link: http://doctape.com/
- Preis: nicht bekannt
iDocument
Klassiker auf dem Mac. Wenn jemand nach Dokumentenverwaltung für den Apple-Jünger fragt, fällt in 8 von 10 Fällen der Name iDocument. Zu Recht. Orientiert sich vom Aufbau her an altbekannten Elementen aus iTunes, iPhoto etc., dürfte also die kürzeste Einarbeitungsphase haben.
- Hersteller: IcyBlaze
- Link: http://www.icyblaze.com/store/index.html#idocument
- Preis: 49,95 $
Devonthink
Der Außenseiter. In der Szene ist Devonthink kaum bekannt. Lediglich einige Hardcore-Fans habe ich bei den Recherchen angetroffen, die dafür aber wirklich überzeugt sind. Wir werden sehen. Die Featureliste ließt sich jedenfalls erstmal bombastisch. Dafür ist es aber – zumindest in der Vollversion Pro Office mit allen Feateres – auch die teuerste.
- Hersteller: Devon Technologies
- Link: http://www.devontechnologies.com/products/devonthink/overview.html
- Preis: 59,44 $ – 149,95 $
Foto: Von Jonathan unter CC BY-NC-ND 2.0
Ein Kommentar
Andre
7. Januar 2012 um 01:52